EventFactory · DigitalCube

Ein System steuert die gesamte Veranstaltung.

Ein System für Veranstaltungsmanagement. EventFactory richtet es für eine konkrete Veranstaltung ein, DigitalCube begleitet sie von der ersten Anmeldung bis zum Abschlussbericht: Anmeldung, Gästedatenbank, Kommunikation, App, Empfang, Logistik und Abrechnung — verbunden, in einem Dashboard, unter Ihrer Marke.

1Gästedatenbank für die gesamte Veranstaltung

1Code, der alles erledigt

1App für jedes Smartphone

8Sprachen

In diesem Dokument: wie alles zusammenhängt · der Weg des Gastes · Anmeldung · mehrere Termine und Städte · Teilnehmer-App · Verwaltungs-Dashboard · Werkzeuge für den Veranstaltungstag · Empfang und Einlass · Unterkunft, Transport und Catering · Programm und Interaktion · Spiele und Wettbewerb · Kommunikation · Tickets und Rechnungen · Zahlen in Echtzeit · Auswertung nach der Veranstaltung

Alle Bildschirme in diesem Dokument stammen aus einem einzigen System — dem, mit dem wir echte Veranstaltungen durchführen. Veranstaltungsnamen und Teilnehmerdaten wurden durch Beispieldaten ersetzt. Die meisten Screenshots zeigen die polnische Oberfläche — das System selbst läuft in acht Sprachen, darunter Deutsch und Englisch.

Veranstaltungs-App auf einem Smartphone-Bildschirm

Wie alles zusammenhängt

Daten einmal eingeben. Sie wirken überall.

Das ist keine Sammlung einzelner Werkzeuge, die per Excel-Export zusammengeflickt werden. Alles basiert auf einer Gästedatenbank und einem Veranstaltungsprogramm — deshalb ist jede Änderung sofort überall sichtbar.

Woher die Daten kommen

Anmeldeformular
Gästeliste aus einer Tabelle importiert
Bestellungen aus externem Ticketverkauf
Ticketverkauf
Anmeldungen von Ausstellern und Partnern
Manuell vom Team ergänzte Einträge

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Eine Gästedatenbank
und ein Programm

Jeder Gast hat einen eigenen Datensatz, eine Rolle und einen persönlichen Code. Das Programm hat eine einzige Quelle.

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Wo Sie sie nutzen

Teilnehmer-App
Empfang und Einlasskontrolle
Catering, Unterkunft, Transport
E-Mail, SMS, Benachrichtigungen
Zahlungen, Rechnungen, Berichte

Beispiele für Verknüpfungen

Ernährungswunsch aus dem Formular → Übersicht für die Küche → Essensausgabe mit demselben Gästecode
Geänderte Sitzungszeit → Website, App und Bildschirm im Saal im selben Moment aktualisiert
Check-in am Eingang → Live-Zähler → Anwesenheitsbericht → Zertifikat nur für Anwesende

Beispiele für Verknüpfungen

Ticket bezahlt → Status beim Namen → Rechnung automatisch versendet
Workshop-Anmeldung → Limit wird eingehalten → die Warteliste füllt frei gewordene Plätze selbst auf
Aussteller-Anmeldung → seine Vertreter werden Gäste mit Code → Terminbuchungen

Anmeldung

Ein Formular, das nach dem Nötigen fragt

Sie legen die Felder selbst fest — anders für Gäste, anders für Aussteller, anders für Medien. Jede Anmeldung landet sofort in der Gästedatenbank und setzt das übrige System in Gang. Unten zwei Formulare derselben Veranstaltung.

Anmeldeformular für Teilnehmende — **Gastanmeldung** — Grunddaten, eigens für diese Veranstaltung entworfene Zusatzfelder, Einwilligungen

Anmeldeformular für Aussteller — **Ausstelleranmeldung** — Firmendaten und Vertreter, über dem Formular Beschreibung und Programm der Veranstaltung

Was Sie einstellen

Eigene Felder — Anreise, Unterkunft, Ernährung, T-Shirt-Größe, Kfz-Kennzeichen
Einwilligungen und Bedingungen DSGVO-konform, zusammen mit der Anmeldung gespeichert
Sprachversionen desselben Formulars

Was automatisch passiert

Bestätigung mit QR-Code direkt nach der Anmeldung
Limits und Anmeldezeitraum — Warteliste, sobald die Plätze vergeben sind
Gast im Dashboard sichtbar und in derselben Sekunde auf der Empfangsliste

Mehrere Termine und Städte

Eine Anmeldung, neun Städte

Eine Schulungsreihe, eine Roadshow, eine Konferenz in mehreren Städten — im System ist das eine Veranstaltung, nicht neun getrennte. Gäste wählen bei der Anmeldung einen Termin, Sie arbeiten mit einer Datenbank und rechnen jeden Termin einzeln ab.

Formular mit Auswahl von Termin und Stadt — **Terminwahl im Formular** — Datum, Wochentag und Stadt auf einer Kachel; ein ausgebuchter oder geschlossener Termin ist inaktiv und nennt den Grund

Anwesenheit nach Terminen aufgeschlüsselt — **Anwesenheit nach Termin** — angemeldet, bestätigt und anwesend für jede Stadt einzeln, mit Tabellenexport für die Projektabrechnung

Anmeldungen

Eigenes Platzlimit für jeden Termin

Jede Stadt hat ihr eigenes Platzkontingent. Ist es erschöpft, kann der Termin nicht mehr gewählt werden, die übrigen bleiben offen. Die Anmeldung zu einem Termin schließt sich selbst — so viele Stunden vorher, wie Sie festlegen.

Vor Ort

Jeder Empfang kennt seinen Termin

Der Empfang in Krakau sieht die Krakauer Liste — auch ohne Internet. Der heutige Termin wird automatisch gewählt, und wer vor Ort nachgetragen wird, landet sofort beim richtigen Termin. Wer für einen anderen Termin angemeldet ist, wird markiert, sodass niemand versehentlich in die falsche Schulung kommt.

Kommunikation und Berichte

Eine Nachricht nur für eine Stadt

Erinnerungs-E-Mails und SMS gehen an die Teilnehmenden des gewählten Termins, nicht an die gesamte Datenbank. Listen, Exporte und Anwesenheitsbericht filtern genauso, und das Dashboard zeigt jeden Termin in einer eigenen Zeile: angemeldet, Limit, freie Plätze und anwesend — jeder Termin wird einzeln abgerechnet.

Die Teilnehmer-App

Eine App für iPhone und Android

Eine App für alle Smartphones: Sie öffnet sich über einen Link, verhält sich wie eine normale App und lässt sich auf dem Startbildschirm ablegen. Dieselbe Adresse funktioniert auf iPhone und Android, Gäste müssen also nichts im Store suchen — auf Wunsch bereiten wir zusätzlich eine Version für den App Store und Google Play vor. Unten eine umgesetzte Outdoor-Veranstaltung.

Startbildschirm

Programm

Lageplan

Funktionsmenü

Ticket und Profil — QR-Code, Teilnehmerdaten, zugewiesene Rolle
Programm — Tag für Tag, mit Ort und Beschreibung jedes Programmpunkts
Lageplan — Bühnen, Stände, Gastronomie, Sanitätsdienst, Toiletten
Benachrichtigungen — Zeitänderungen, Mitteilungen des Veranstalters, Alarm
Anmeldungen — Workshops und Sitzungen mit Platzlimit und Warteliste
Veranstaltungsort — Gebäude und Saal mit Foto, Anfahrt, Karte und Kontakt

Interaktion — Abstimmungen, Quizze, Fragen an die Vortragenden
Networking — Teilnehmerprofile, Treffen an Tischen
Extras — Galerie, Fundbüro, Umfrage, Zertifikat
Store-Version — auf Wunsch im App Store und bei Google Play
Gestaltung — an die Marke der Veranstaltung angepasst, keine Vorlage
Startbildschirm — hervorgehobene Schaltfläche für die wichtigste Aktion und die Partner der Veranstaltung

Screenshots aus der laufenden App einer Outdoor-Veranstaltung (Innsbruck, Juni 2026).
Die Auswahl der Reiter wird pro Veranstaltung festgelegt — ein Kongress sieht andere, eine Firmengala wieder andere.

Verwaltungs-Dashboard

Ihr Team arbeitet in einem Fenster

Das Dashboard führt in Phasen durch die Veranstaltung: Vorbereitung, Veranstaltungstag, Auswertung. Die Hauptansicht zeigt den aktuellen Stand und die noch offenen Aufgaben.

Hauptansicht des Veranstaltungs-Dashboards — **Hauptansicht** — Live-Zahlen, Liste offener Aufgaben und Abkürzungen zu allen Werkzeugen der Veranstaltung

Teilnehmerliste mit Rollen und Status — **Gästeliste** — nach Rollen, Anmeldestatus, Filter sowie Import und Export als Tabelle

Veranstaltungsprogramm im Dashboard des Veranstalters — **Programm** — Tage, Uhrzeiten und Programmarten; jede Änderung geht sofort an die Smartphones der Gäste

Vereinfachte Veranstaltungsansicht für den Kunden — **Kundenansicht** — die wichtigsten Zahlen über einen eigenen Link, ohne Zugang zum Dashboard und ohne personenbezogene Daten der Gäste

Ihr Kunde bekommt einen eigenen Link. Statt Screenshots zu verschicken oder jemandem Zugang zum Dashboard zu geben, teilen Sie eine vereinfachte Ansicht: wie viele sich angemeldet haben, wie sich die Gästegruppen verteilen, wie viele schon vor Ort sind. Geschäftsführung oder Sponsor schauen selbst nach, Sie arbeiten weiter.

Berechtigungen

Jeder sieht seinen Bereich

Der Veranstalter hat vollen Zugriff, der Empfang nur den Check-in, das Personal nur seinen Bereich. Der Änderungsverlauf wird gespeichert.

Teamarbeit

Mehrere Personen gleichzeitig

Viele Nutzer arbeiten gleichzeitig mit denselben Daten — ohne sich ständig neue Dateiversionen zu schicken.

Ausgabedaten

Export ohne Nachfragen

Gästeliste, Check-ins, Bestellungen und Umfrageergebnisse jederzeit als Tabelle herunterladbar.

Werkzeuge für den Veranstaltungstag

Kleinigkeiten, die sonst von Hand erledigt werden

Dinge, an die man erst vor Ort denkt — die aber von Anfang an im System sind, sodass niemand sie auf Zetteln oder in einer Messenger-Gruppe verfolgen muss.

Übersicht der QR-Codes für die Anmeldung — **Code-Übersicht** — ein allgemeiner Code und ein eigener für jeden Punkt der Veranstaltung

Druckfertiges Plakat mit QR-Code — **A4-Plakat** — druckfertig, mit dem Namen des Punkts und Gründen für die Anmeldung

Dienstplan

Wer, was und wann

Alle Schichten in einem Kalender, filterbar nach Rolle, Ort und Tag. Das Briefing hängen Sie an die Schicht, und jeder sieht auf dem Smartphone nur die eigenen Zeiten und Aufgaben.

Leistungen fürs Personal

Wem was zusteht

Mahlzeit, Getränk, T-Shirt — jede Position mit Anzahl pro Person, Tag, Ausgabezeiten und eigenem Scan-Code. Sprachversionen übersetzen sich selbst.

Punkte auf dem Lageplan

Das Gelände, einmal beschrieben

Bühnen, Stände, Bars, Sanitätsdienst, Info, Toiletten — farbig nach Art. Ein Punkt kann Entwurf bleiben, bis Sie ihn den Gästen zeigen wollen.

QR-Codes

Anmeldungen per Plakat

Ein allgemeiner Code und ein eigener für jeden Punkt — so sehen Sie, wo ein Plakat gewirkt hat. Als Grafik oder als druckfertiges Plakat herunterladbar.

Fotos

Veröffentlichungswarteschlange

Die Fotografin lädt die Bilder des Tages hoch, jemand ergänzt eine Bildunterschrift und gibt frei, freigegebene Bilder landen in der Gästegalerie und im Social-Media-Material.

Infopoint

Fragen und Fundsachen

Ein Fundsachenverzeichnis mit Fotos und Notfallkontakte griffbereit — statt eines Zettels am Tisch und eines Telefons, das niemand abnimmt.

Schichtplan des Personals — **Schichtplan** — Tag für Tag, mit Treffpunkt und Aufgabe für jede Person

Konfiguration der Leistungen fürs Personal — **Leistungen fürs Personal** — wie viele pro Person, an welchem Tag und zu welchen Zeiten

Punkte auf dem Veranstaltungsplan — **Punkte auf dem Lageplan** — Art, Kartenvorschau und die Entscheidung: Entwurf oder für Gäste sichtbar

Warteschlange zur Fotoveröffentlichung — **Fotos** — Upload vom Veranstaltungstag, Bildunterschrift, Freigabe und Veröffentlichung

Einlass und Empfang

Die Schlange am Eingang ist der erste Eindruck

Der Check-in dauert wenige Sekunden und funktioniert auch dann, wenn das Internet vor Ort versagt.

Code-Scan vom Smartphone oder Ausdruck — mit Scanner oder der Kamera eines Tablets oder Smartphones; alternativ Suche nach Name, Firma oder E-Mail
Alles über den Gast auf einem Bildschirm — Rolle, Zimmer, Ernährung, T-Shirt-Größe
Namensschild vor Ort gedruckt und Willkommenspaket vermerkt
NFC-Karten und -Armbänder für mehrtägige Veranstaltungen
Mehrere Stationen parallel — alle sehen denselben Stand
Robust bei schwachem Netz — Scans werden automatisch nachgereicht

Bildschirm der Gästebetreuung am Empfang — **Gästebetreuung** — Aufenthaltsdaten auf einem Bildschirm, Check-in und Druck des Namensschilds

Ankunftsstatistik am Empfang — **Einlassstatistik** — Anwesenheit und ausgegebene Pakete nach Gästegruppen

Zuordnung eines NFC-Armbands zu Teilnehmenden — **NFC-Armbänder** — Zuordnung eines Armbands zum Gast und Etikettendruck

Drei Ansichten derselben Station: Betreuung eines einzelnen Gastes, Live-Anwesenheit und Zuordnung von NFC-Armbändern. Beispiel einer Veranstaltung mit 2.200 Personen.

Gästelogistik

Unterkunft, Anreise, Verpflegung und Pakete — ohne Tabellenkalkulation

Alles, was sonst zwischen Abteilungen auseinanderläuft, hängt am Datensatz des Gastes und ist für das ganze Team sichtbar.

Unterkunft

Hotels und Zimmer

Häuser, Zimmertypen und Kontingente. Buchung dem Gast zugeordnet, Zimmerverteilung und Zuordnung von Mitbewohnern. Die Liste für das Hotel ist versandbereit.

Transport

Transfers, Busse, Parkplätze

Strecken und Zeiten, Anmeldung zu einer bestimmten Fahrt, Passagierlisten für die Fahrer. Ein eigenes Kontingent an Parkplätzen.

Catering

Menüs, Ernährung und Ausgabe

Vorlieben und Allergien werden bei der Anmeldung erfasst — die Küche bekommt eine fertige Übersicht. Mahlzeiten werden mit demselben Code ausgegeben, mit Tageslimit und Ausgabezeiten.

Pakete und Zonen

Materialien und Zutrittskontrolle

Nachweis der Willkommenspakete: wer Tasche und Unterlagen abgeholt hat. Zonen mit Personenlimit, Zugang zur Afterparty, Alterskontrolle.

Programm und Interaktion

Ein Saal, der antwortet

Teilnehmende sind keine Zuschauer mehr. Vortragende bekommen Rückmeldung in Echtzeit, Sie bekommen Daten darüber, was die Leute wirklich gepackt hat.

Agenda und Vortragende — eine Quelle für Website, App und Bildschirme
Workshop-Anmeldungen mit Platzlimit und Warteliste
Live-Abstimmungen — Ergebnis in Sekunden auf dem Bildschirm
Quizze mit Rangliste — ein Element von Wettbewerb und Preisen
Fragen auf den Bildschirm — moderiert, ohne Mikrofon im Saal
Geschäftstermine — Tisch-Slot per Smartphone buchen
Standspiel — Teilnehmende sammeln Punkte, indem sie Codes bei Ausstellern scannen; Live-Rangliste, QR-Karten zum Drucken
Verlosungen und Gewinnspiele — transparent, mit Teilnehmerliste

Bildschirme vereinbarter Geschäftstermine in der Teilnehmer-App — **Geschäftstermine** — vereinbarte Gespräche mit Uhrzeit und Tischnummer sowie Buchung freier Termine. Ein abgesagter Platz geht zurück in den Pool und an die nächste Person auf der Liste

Abstimmungsergebnis der Teilnehmenden auf dem Bildschirm im Saal — **Live-Abstimmung** — Frage von der Bühne, Antworten per Smartphone, das Ergebnis auf dem Bildschirm wächst mit jeder Stimme

Fotobox

Fotos vom Team, gleichzeitig gedruckt

Eine Hostess fotografiert Gäste während der Veranstaltung — auf der Bühne, am Stand, auf der Tanzfläche. Das Bild erhält sofort den Rahmen der Veranstaltung und landet in einer Druckwarteschlange, die parallel an anderer Stelle läuft.

Abholung

Abholbereit am Infopoint

Gäste nennen ihren Code und holen den Ausdruck ab: Fotomagnet, Abzug im Rahmen, Sticker. Der Code sorgt dafür, dass nichts verwechselt wird, die digitale Version lädt jeder selbst aus der Galerie.

Spiele und Wettbewerb

Wettbewerb, der Gäste über das Gelände führt

Aussteller zahlen für Besucher am Stand, Vortragende kämpfen um die Aufmerksamkeit im Saal. Spiel und Quiz liefern beides — und hinterlassen belastbare Daten darüber, wer wo war und was ihn interessiert hat.

Rangliste des Spiels auf dem Bildschirm im Saal — **Rangliste auf dem Bildschirm** — die Punkte wachsen während der Veranstaltung; daneben Zahl der Spielenden, gescannte Codes und Uhrzeit des Finales

Spielregeln auf dem Smartphone-Bildschirm der Teilnehmenden — **Das Spiel auf dem Smartphone** — Regeln, Punktezähler und Code-Scanner

Standspiel

Punkte für Besuche und Aufgaben

Jeder Stand bekommt seinen eigenen QR-Code zum Ausdrucken: ein Punkt für den Besuch, mehr für eine erledigte Aufgabe beim Aussteller. Gäste scannen mit dem Smartphone, der Zähler steigt, die Rangliste ist auf dem Bildschirm im Saal zu sehen. Der Einstieg ins Spiel erfolgt per SMS — eine Nummer ist ein Konto, niemand sammelt doppelt.

Quizze

Wissen statt Schweigen nach der Frage

Die Fragen gehen auf die Smartphones, die Antworten werden automatisch gezählt, das Ergebnis erscheint sofort auf dem Bildschirm. Das Quiz leitet eine Vortragende zwischen den Blöcken oder der Gastgeber des Abends — mit Rangliste und Preis für die Besten. Bei Gleichstand entscheidet die Finalfrage.

Verlosungen

Preise ohne Zweifel

Verlosung aus der Liste der Anwesenden, vor dem ganzen Saal, mit Protokoll, wer was gewonnen hat. Sie lässt sich auf Personen beschränken, die die Stände eines Partners besucht oder die Umfrage ausgefüllt haben — und erfüllt damit genau das, worauf es dem Sponsor ankommt.

Das Finale findet auf der Bühne statt. Gäste, die alle Stände besucht haben, erhalten eine SMS-Einladung und bestätigen ihre Anwesenheit mit einem Code vom Bildschirm. Über die Reihenfolge entscheidet ein kurzes Quiz auf dem Smartphone — es zählen richtige Antworten und Zeit — und die Rangliste der Finalisten läuft live auf der LED-Wand. Wie viele Plätze das Finale hat, legen Sie selbst fest.

Nach der Veranstaltung bleibt ein Bericht. Wie viele Gäste gespielt haben, wie viele Codes gescannt wurden, welche Stände am häufigsten besucht wurden, wer was gewonnen hat. Material für das Gespräch mit Ausstellern über die nächste Ausgabe — handfester als „es waren viele Leute da“.

Kommunikation

Nachrichten erreichen die Richtigen

E-Mail

Kampagnen und Bestätigungen

Einladungen, Bestätigungen, Erinnerungen und Dankesnachrichten in der Vorlage der Veranstaltung.

SMS

Kurz und zuverlässig

Wo eine E-Mail zu spät käme: Ortswechsel, Verspätung, Einlasscode.

Push

Direkt auf den Bildschirm

Eine Benachrichtigung auf dem Smartphone der Teilnehmenden, ohne Kosten pro Nachricht.

Ankündigungen

Dauerhaft angeheftet

Eine Mitteilung, die in der App sichtbar bleibt, bis Sie sie abschalten.

Jede Nachricht lässt sich an eine ausgewählte Gruppe richten — nur Vortragende, nur Personal, nur VIP-Gäste. Die Empfänger kommen direkt aus der Gästedatenbank, Listen müssen nicht von Hand gebaut werden. Im Notfall geht dieselbe Nachricht gleichzeitig per E-Mail, SMS und Benachrichtigung hinaus.

Tickets und Abrechnung

Verkauf und Belege in einem Ablauf

Für kostenpflichtige Veranstaltungen — vom Warenkorb bis zum Beleg, ohne Daten zwischen Systemen abzutippen. Verkäufer sind Sie — Zahlungen gehen auf Ihr Konto, Ihre Daten stehen auf dem Beleg. Die Rechnung kann das System ausstellen oder Ihre Buchhaltung; Sie wählen, was bequemer ist.

Ticketarten — Frühbucher, Pakete, Tagestickets
Rabattcodes und Verkaufslimits
Online-Zahlungen — Przelewy24, PayU, BLIK, klassische Überweisung
Rechnung mit oder ohne Umsatzsteuer, automatisch nach Zahlungseingang ausgestellt — mit Ihren Daten, fortlaufender Nummerierung und PDF im Dashboard (die Belegart hängt von Ihrem Umsatzsteuerstatus ab)
Oder nur die Daten, wenn Ihre Buchhaltung die Belege ausstellt — Firma, Steuernummer (NIP) mit Prüfziffernkontrolle, Adresse aus dem Formular
KSeF — Rechnungen mit Umsatzsteuer gehen an das polnische nationale E-Rechnungssystem, wie es ab 2026 vorgeschrieben ist; Belege ohne Umsatzsteuer bleiben außen vor, wie es die Vorschriften vorsehen
Beleg per E-Mail an den Käufer, Kopie im Dashboard; Übersicht aller Belege zum Herunterladen
Übersicht — wer bezahlt hat, wer gekommen ist, was jedes Kontingent eingebracht hat

Zahlen in Echtzeit

Sie wissen, was passiert — ohne herumzutelefonieren

Das Dashboard zählt alles selbst: wer schon da ist und wer noch nicht, wie viele Pakete ausgegeben wurden, wie viele Schlüssel in den Zimmern sind. Nach der Veranstaltung ergeben dieselben Daten den Abschlussbericht.

Statistik der Anmeldungen und bestätigten Gruppen — **Anmeldungen** — Eingang Tag für Tag und Stand jeder Gästegruppe

Statistik des Veranstaltungsverlaufs — **Veranstaltungsverlauf** — Ankünfte, Pakete, Unterkunft und Schlüssel an einem Ort

Schlüsselübersicht nach Gebäuden — **Unterkunft** — Stand der Plätze und Schlüssel in jedem Gebäude einzeln

Während der Veranstaltung

Anwesenheit — wie viele angekommen sind und welcher Anteil der Angemeldeten das ist
Ankunftstempo — wann der Ansturm am Empfang kommt
Unterkunft — Belegung der Gebäude, ausgegebene und noch nicht zurückgegebene Schlüssel
Ausgaben — Willkommenspakete, Mahlzeiten, Unterlagen

Nach der Veranstaltung

Anmeldungen im Zeitverlauf — wann Ihre Kommunikation gewirkt hat
Woher die Gäste kamen — geografische Aufteilung
Wer wen betreut hat — Arbeitsnachweis jeder Station
Alles exportieren als Tabelle — ohne um Hilfe zu bitten

Nach der Veranstaltung

Die Veranstaltung endet, das Wissen bleibt

Feedback

Umfrage und Bewertungen

Fragen, die im richtigen Moment verschickt werden — getrennt an Gäste und an Vortragende. Die Umfrage wird in der App ausgefüllt: Abschnitte, Matrixfragen, die Antwort „Sonstiges“ und ein anonymer Modus. Die Ergebnisse landen in einer Tabelle mit vollständigen Antworten statt Codes.

Materialien

Zertifikate und Fotos

Teilnahmezertifikat als PDF mit Ihrem Logo sowie eine Fotogalerie für die Teilnehmenden.

Zahlen

Veranstaltungsbericht

Anwesenheit, Bewegung zwischen den Zonen, Teilnahme an Sitzungen, Abstimmungsergebnisse — Material für die Auswertung für Geschäftsführung oder Sponsor.

Ihre Marke

Eigene Adresse und eigenes Erscheinungsbild

Die Veranstaltung läuft unter der gewünschten Domain, mit Ihrem Logo und Ihren Farben — auf der Website, in E-Mails, in der App und auf dem Namensschild.

Barrierefreiheit

Konform mit WCAG 2.1 AA

Website, Anmeldeformular und App der Veranstaltung funktionieren mit Tastatur und Screenreader, haben beschriftete Felder und normgerechte Kontraste. Gäste können die Schrift selbst vergrößern und einen hohen Kontrast einschalten, und die Website hat eine Erklärung zur Barrierefreiheit. Bei öffentlichen und EU-geförderten Projekten ist das meist Pflicht, kein Extra.

Ihre Daten

Sicherheit und DSGVO

Eine eigene Datenbank nur für Ihre Veranstaltung, Server in der EU (Polen), tägliche Sicherungen. Einwilligungen werden mit der Anmeldung erfasst; Export und Löschung der Daten einer einzelnen Person auf Anfrage — mit Protokoll, wer wann darum gebeten hat.

Projektende

Sie können alle Teilnehmerdaten löschen

Ist die Veranstaltung abgerechnet, haben Sie drei Möglichkeiten: die Datenbank für die nächste Ausgabe behalten, die Veranstaltung ruhend stellen (die Daten bleiben, das System ist abgeschaltet) oder sämtliche Teilnehmerdaten samt Sicherungen endgültig löschen. Vor dem Löschen erhalten Sie einen vollständigen Export als Tabelle, damit erhalten bleibt, was Sie wirklich brauchen.

Die Löschung selbst ist unwiderruflich — Datenbank, Dateien und Sicherungen verschwinden, die Daten lassen sich nicht wiederherstellen. Genau das verlangt das Recht auf Löschung nach der DSGVO. Über die Durchführung erhalten Sie eine schriftliche Bestätigung für Ihre Projektunterlagen.

Aufbewahrungsdauer

Nichts verschwindet ohne Ihre Entscheidung

Kein Automatismus löscht Daten nach einer bestimmten Anzahl von Tagen — als Verantwortlicher legen Sie fest, wie lange sie benötigt werden (anders für die Teilnehmerliste, anders für Buchhaltungsbelege), und wir führen den Auftrag aus. So verschwinden Daten nie mitten in der Projektabrechnung oder kurz vor der nächsten Ausgabe.

Ergebnisse der Umfrage nach der Veranstaltung im Dashboard — **Umfrageergebnisse** — Verteilung der Bewertungen, Aufschlüsselung nach Gästegruppen und Export als Tabelle

Von einem KI-Modell verfasster Umfragebericht — **Umfragebericht** — von einem KI-Modell verfasst: Schlussfolgerungen, Schwachstellen und Empfehlungen für die nächste Ausgabe

Die Umfrage verschickt sich selbst nach der Veranstaltung, und die Antworten — auch die offenen — liest ein KI-Modell und macht daraus einen Bericht: was gut lief, was in Beschwerden immer wieder auftaucht und was sich für die nächste Ausgabe ändern sollte. Statt hunderter Einzelkommentare erhalten Sie fertiges Material für das Abschlussgespräch.

Arbeitsbericht — wer an der Veranstaltung gearbeitet hat — **Wer an der Veranstaltung gearbeitet hat** — Personalstärke, Dashboard-Konten nach Rollen und worauf sich die Arbeit des Teams konzentriert hat

Arbeitsbericht — Bewertung des Systems und Empfehlungen — **Wie das System gelaufen ist** — Last und Verfügbarkeit in Zahlen, was Aufmerksamkeit brauchte, und Empfehlungen für die nächste Ausgabe

Der Abschlussbericht schreibt sich selbst. Das System zählt alles, was es während der Arbeit erfasst hat: Anmeldungen, Einträge im Dashboard-Protokoll, Check-ins am Empfang und Versände. Daraus entsteht ein Dokument für Geschäftsführung und Team — mit Bewertung der Auslastung, Hinweisen auf das, was Aufmerksamkeit brauchte, und Empfehlungen für die nächste Ausgabe.